Driver du virksomhet i Norge i en bransje som må ha personallisteListe over hvem som faktisk er på jobb på et sted, med tidspunkt for når arbeidet starter og slutter. Lovpålagt i enkelte bransjer.? I denne artikkelen forklarer vi hvem som skal føres på listen, hvem du vanligvis kan utelate, og hvilke opplysninger som må stå der.
Temaet er praktisk, for ved kontroll fra SkatteetatenNorsk statsetat som blant annet kontrollerer at personalliste føres riktig. eller Arbeidstilsynet er det den oppdaterte registreringen som teller: hvem som faktisk jobbet, når de startet og når de sluttet. En godt vedlikeholdt elektronisk personalliste, koblet til en digital timelisteRegistrering av faktisk arbeidstid, pauser og overtid for hver ansatt. og elektronisk vaktplanOversikt over planlagt arbeidstid – hvem som skal jobbe når., reduserer feil og sparer tid.
Hvem skal føres i personallisten?
Personalliste er en løpende liste over personer som faktisk jobber i virksomheten eller lokalet som er omfattet av plikten, for eksempel i et serveringssted, frisørsalong, i skjønnhetspleie, på et bilverksted eller innen bilpleie. Ifølge Skatteetaten skal listen også vise når arbeidet startet og sluttet.
På personalliste fører du alle som jobber på stedet som er omfattet av plikten, også når de bare er der en kort stund eller hjelper til sesongvis:
- eieren eller daglig leder - personen som leder virksomheten i det daglige,
- faste ansatte,
- ekstrahjelp - personer som jobber ved behov, for eksempel i helger eller ved ekstra pågang,
- ferievikarer - vikarer i ferieperioder og sesonger,
- ulønnet personale - personer som jobber uten lønn,
- innleid personale - innleid personell, for eksempel fra et vikarbyrå i høysesong eller ved stor pågang,
- personer fra andre yrkesgrupper dersom de utfører arbeid i lokalet, for eksempel vakter eller garderobepersonell i en restaurant.
I praksis fører du alle som faktisk utfører arbeid i den delen som er omfattet av plikten. Hvis samme person jobber på flere steder samme dag, skal vedkommende føres opp på hvert arbeidssted. Registreringene må gjøres med en gang arbeidet starter og slutter, og derfor reduserer en elektronisk personalliste koblet til digital timeliste og elektronisk vaktplan risikoen for mangler betydelig.
Hvis du vil få bedre kontroll på prosessen, oppdaterer Timelista personalliste når inn- og utregistrering skjer. Da får du en oppdatert oversikt over bemanningen i lokalet uten manuell overføring av data. For deg betyr det færre feil, og ved kontroll er det enklere å vise hvem som jobbet og når.
Hvis du vil sjekke om bransjen din faktisk har denne plikten, kan du også lese artikkelen Hva er personalliste, og hvilke bransjer må føre den?
Hvem føres vanligvis ikke i personallisten?
Personalliste omfatter som hovedregel personer som utfører arbeid i din virksomhet, også ulønnet personale og innleid personale. Skatteetaten forklarer dette tydelig.
Grensen går vanligvis her: du fører personer som arbeider i din virksomhet, men utelater eksterne oppdragstakere dersom du kan dokumentere at de utfører oppdraget som del av sin egen eller en annen virksomhet.
| Person eller firma | Skal vanligvis føres i personalliste? | Praktisk vilkår |
|---|---|---|
| Vakt fra ekstern vaktvirksomhet - et godkjent vaktselskap | Nei | Vaktselskapet utfører tjenesten som egen virksomhet, og de ansatte har uniform og synlig ID-kort. |
| Ekstern renhold - rengjøringsfirma | Nei | Renholdet utføres av et renholdsvirksomhet eller en person med egen ENK, og de ansatte har påkrevd ID-kort for renhold. |
| DJ, musikere, elektriker | Nei | Du kan dokumentere at oppdraget er del av deres egen virksomhet eller arbeid i et annet firma, for eksempel med faktura, kontrakt eller firmanavn. |
| Underleverandør i en bransje med plikt, for eksempel i et bilverksted | Nei hos deg, men… | Slike oppdragstakere kan ha plikt til å føre sin egen personalliste hvis de selv driver i en bransje som er omfattet av ordningen. |
Vær oppmerksom på administrativt personale. Administrasjon føres når den jobber tett på den operasjonelle driften, for eksempel fakturering ved kundemottak i et verksted. Ren kontoradministrasjon, fysisk adskilt fra den operative delen, trenger vanligvis ikke stå i personalliste.
En god regel ved kontroll er å ha dokumentasjon for personer du ikke fører på listen. I praksis hjelper det med kontrakt, faktura, organisasjonsnummer til oppdragstakeren, bekreftelse på vaktselskapets konsesjon eller ID-kort for renhold. Hvis du bruker regneark, bør du også sjekke når Excel kan bli et problem: Kan personalliste føres i Excel, eller må den være elektronisk?.
Hvilke opplysninger må stå i personallisten?
Personalliste skal vise hvem som er på jobb den aktuelle dagen og til hvilke tider. De påkrevde opplysningene følger av bokføringsforskriften § 8-5-6 annet og tredje ledd, slik det er beskrevet av Skatteetaten.
| Påkrevd opplysning | Hva du skal føre i praksis | Viktig merknad |
|---|---|---|
| Firmanavn | Fullt navn på virksomheten, altså firmaet som driver arbeidsstedet. | Opplysninger om virksomheten skal være en del av personalliste. |
| Organisasjonsnummer | Norsk organisasjonsnummer til firmaet. | Du fører det sammen med firmanavnet. |
| Fornavn og etternavn | Hver person som jobber den dagen, for eksempel ansatt, eier, daglig leder, ekstrahjelp, ferievikar, ulønnet personale eller innleid personale. | Listen omfatter personer som faktisk jobber i virksomheten, også ulønnet og innleid personell. |
| FødselsnummerEllevesifret personnummer som identifiserer personer bosatt i Norge. / D-nummer eller unik kode | Norsk fødselsnummer, D-nummerMidlertidig identitetsnummer for personer uten norsk fødselsnummer. eller en unik kode fra kodeoversikt (liste over koder knyttet til personer). | Hvis du bruker koder, er kodeoversikt en del av personalliste og må være tilgjengelig ved kontroll. |
| Starttidspunkt for arbeidet | Nøyaktig tidspunkt da personen starter arbeid den dagen. | Registreringen skal skje i direkte tilknytning til oppstart, altså med en gang vakten begynner. |
| Sluttidspunkt for arbeidet | Nøyaktig tidspunkt da personen avslutter arbeidet den dagen. | Også avslutningen skal registreres med en gang arbeidet er ferdig. |
Du kan bruke arbeidsplan eller elektronisk vaktplan som alternativ, men bare hvis den inneholder de samme opplysningene som personalliste og oppdateres fortløpende, for eksempel ved sykdom, endring i vakter eller bytte av personale.
Det elektroniske systemet må være betryggende, altså sikkert og pålitelig: opplysningene skal ikke være enkle å endre eller slette, og et vanlig regneark eller tekstbehandler vil kanskje ikke oppfylle kravet. Timelista fører en elektronisk personalliste med historikk over endringer og fullt revisjonsspor, så det er enklere å dokumentere hvem som endret en registrering og når.
Ofte stilte spørsmål
Må eieren også føres i personallisten?
Ja. På personalliste fører du eieren, daglig leder eller eier og de ansatte dersom virksomheten er pliktig til å føre listen. Familieunntaket gjelder bare når det kun jobber innehaver sammen med ektefelle, samboer eller barn under 16 år; når en annen person kommer inn, også innleid, omfatter personalliste alle. Du finner mer i Skatteetaten sin forklaring om personalliste.
Skal ekstrahjelp og ferievikarer føres opp?
Ja. Ekstrahjelp og ferievikarer skal føres opp dersom de faktisk jobber i virksomheten som er omfattet av personalliste. Listen omfatter alle som arbeider i virksomheten, også ulønnet og innleid personale, og registreringen viser tidspunktet for start og slutt på arbeidet.
Skal personer fra vikarbyrå føres i personallisten?
Ja. Personer fra vikarbyrå fører du som innleid personale; Skatteetaten bruker som eksempel en restaurant som leier inn to personer i julebordsesongen. Som hovedregel føres alle grupper som utfører arbeid i lokalet, for eksempel vakter og garderobepersonell i et serveringssted.
Kan man bruke en kode i stedet for fødselsnummer?
Ja. I stedet for fødselsnummer eller D-nummer kan du bruke en unik kode, men kodeoversikt er en del av personalliste og må være tilgjengelig ved kontroll.
Sammendrag
- Personalliste omfatter alle som faktisk jobber på stedet som er omfattet av plikten: eieren, daglig leder, ansatte, ekstrahjelp, ferievikarer, ulønnet personale og innleid personale.
- Listen må inneholde firmanavn, organisasjonsnummer, navn og etternavn, fødselsnummer eller D-nummer eller kode fra kodeoversikt, samt start- og sluttidspunkt for arbeidet.
- Registreringene må oppdateres med en gang arbeidet starter og slutter, og ved flere lokasjoner bør listen føres separat for hvert sted.
- En elektronisk personalliste skal være betryggende, altså sikker, pålitelig og motstandsdyktig mot enkel sletting eller endring av data.
Timelista samler elektronisk timeliste, personalliste og vaktplan på ett sted - 100% etter norske regler. Opprett gratis konto og se selv.