Visuell tidslinje
Se hele dagen time for time, og dra vakter på plass direkte i planen.
Vaktplan og arbeidsplan – planlegg hele teamet på minutter
Få full oversikt over hvem som jobber når. Planlegg vakter på en visuell tidslinje, oppdag overlapp og hull i bemanningen, og send planen til de ansatte med ett klikk – helt etter norske arbeidstidsregler.
Helt gratis for 1 bruker, for alltid. Rimelig for bedrifter – uten kredittkort og uten binding.
Hva er en vaktplan – og hva må den vise?
En vaktplan – i arbeidsmiljøloven kalt arbeidsplan – viser hvilke uker, dager og tider den enkelte ansatte skal jobbe. Når arbeidet skjer til ulike tider av døgnet, krever § 10-3 at en slik plan utarbeides, slik at alle vet når de er på jobb og når de har fri.
I praksis er vaktplanen navet i driften – bedriftens bemanningsplan: den fordeler bemanningen, hindrer at noen blir dobbeltbooket, og gir de ansatte forutsigbarhet. Med alt samlet digitalt slipper du regneark som blir utdaterte i det øyeblikket noen bytter vakt.
Lag din første vaktplan → En god vaktplan viser
- Hvem som jobber, time for time
- Arbeids- og fritid for den enkelte
- Bemanning per dag og avdeling
- Overlapp og hull med en gang
Knytt til: Kontrahent Prosjekt Arbeidssted
Alt du trenger for å planlegge vaktene
Planlegging som er rask å bruke – og som fanger feilene før de når de ansatte.
Oppdager overlapp
Systemet varsler automatisk om dobbeltbooking og overlappende arbeidstider.
Send planen til teamet
Del den ferdige vaktplanen med ett klikk, så alle ser sine vakter på mobilen.
Dette sier arbeidsmiljøloven § 10-3
14 dagers varsel
Vaktplanen skal drøftes med de tillitsvalgte og være klar senest to uker før den settes i verk. Endres den senere, gjelder som hovedregel minst 14 dagers varsel. Med planen i sanntid i Timelista ser både leder og ansatte oppdateringer med en gang.
- Arbeidsplan kreves når ansatte jobber til ulike tider av døgnet
- Planen viser uker, dager og tider for den enkelte
- Skal drøftes med tillitsvalgte, senest to uker før iverksettelse
- Skal være lett tilgjengelig for de ansatte
- Endring krever minst 14 dagers varsel
Excel eller Timelista?
Det de fleste planlegger med i dag – og hva du får i stedet.
Excel og papir
- Vakter pusles manuelt hver uke
- Dobbeltbooking oppdages for sent
- Utdatert idet noen bytter vakt
- De ansatte vet ikke når de jobber
- Vanskelig å se hull i bemanningen
Med Timelista
- Dra vakter på en visuell tidslinje
- Varsler om overlapp før planen sendes
- Alltid oppdatert i sanntid
- Planen sendes rett til de ansattes mobil
- Se bemanning per dag og avdeling
Få neste ukes vaktplan klar på minutter
Sett opp teamet én gang, så går planleggingen kjapt – uke etter uke.
Fra tom uke til ferdig plan
Fire steg – og teamet vet når de jobber.
1
Legg inn teamet
Registrer de ansatte, arbeidssteder og roller én gang.
2
Sett vaktene
Dra vakter på tidslinjen – kopier en hel uke når mønsteret gjentar seg.
3
Sjekk overlapp
Systemet varsler om dobbeltbooking og hull før planen sendes.
4
Send til teamet
Del planen med ett klikk – alle ser sine vakter på mobilen.
Vaktplan, turnus og arbeidstid – kort forklart
For mange virksomheter er bemanning den største daglige hodepinen. Noen skal på ferie, noen blir syke, og kundene kommer ikke jevnt fordelt utover uka. En vaktplan handler derfor ikke bare om å fylle inn timer i et skjema, men om å fordele riktig kompetanse til riktig tid – uten å bryte arbeidstidsreglene eller slite ut de ansatte.
Arbeidsmiljøloven § 10-3 stiller krav til arbeidsplanen når folk jobber til ulike tider av døgnet. Den skal vise den enkeltes arbeids- og fritid, drøftes med tillitsvalgte og være klar i god tid. Poenget er forutsigbarhet: ansatte skal kunne planlegge livet sitt, og virksomheten skal ha kontroll på at bemanningen henger sammen.
Vaktplan eller turnus?
I dagligtale brukes «vaktplan» og «turnus» om hverandre. En turnus er som regel en arbeidsplan som gjentar seg over flere uker – for eksempel en rullerende plan i helsesektoren der ansatte bytter på dag, kveld og helg. En vaktplan kan være enklere og dekke én uke av gangen. Felles er at begge må oppfylle kravene i § 10-3 når arbeidet skjer til forskjellige tider.
Gjennomsnittsberegning og hviletid
Noen uker er travlere enn andre. Da kan arbeidstiden gjennomsnittsberegnes etter avtale, slik at man jobber mer enkelte uker mot mindre andre – uten å overstige lovens grenser i snitt. Samtidig må hviletiden overholdes: som hovedregel minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av et døgn, og en ukentlig fridag. En vaktplan som regner på dette automatisk, gjør det langt vanskeligere å gå i baret.
Fra plan til faktisk tid
En vaktplan viser hva som er planlagt. Det som faktisk skjedde, fanges av timelisten. Når de to henger sammen i samme system, kan du sammenligne plan mot virkelighet, se avvik og bruke erfaringen til å planlegge bedre neste gang. Det er her Timelista skiller seg fra et løsrevet regneark.
Vaktplan, timeliste og personalliste
Tre verktøy som løser hver sin oppgave – best når de spiller sammen.
Vaktplan
Viser planlagt arbeidstid framover, og hvem som er satt opp når.
Arbeidsmiljøloven § 10-3Timeliste
Viser timene som faktisk ble jobbet, med pauser og overtid.
Til lønn og kontroll Hvem er på jobbPersonalliste
Viser hvem som faktisk er til stede nå – plikt i enkelte bransjer.
BokføringsforskriftenTimelista samler alle tre i ett system – planlegg, registrer og dokumenter samme sted.
Mindre planlegging, færre feil
Planlegg fra mobilenLag og juster vakter hvor som helst – ingen app å laste ned.
Riktig bemanningSe hull og topper, og fordel folk dit behovet er størst.
Færre feilAutomatiske varsler om dobbeltbooking og overlapp.
Alle vet sine vakterSend planen med ett klikk – de ansatte ser den på mobilen.
Kobles til timelisteSammenlign plan mot faktisk tid og lær til neste runde.
Etter norske reglerBygget for arbeidsmiljølovens krav til arbeidsplan og hviletid.
Ofte stilte spørsmål om vaktplan
Hva er en vaktplan eller arbeidsplan?
En vaktplan – i loven kalt arbeidsplan – viser hvilke uker, dager og tider den enkelte ansatte skal jobbe. Etter arbeidsmiljøloven § 10-3 skal en slik plan utarbeides når arbeidstakerne jobber til ulike tider av døgnet, slik at alle vet når de er på jobb og når de har fri.
Når må arbeidsgiver lage en arbeidsplan?
Plikten gjelder når arbeidet utføres til forskjellige tider av døgnet, for eksempel ved skift-, turnus- eller helgearbeid. Da skal arbeidsplanen vise den enkeltes arbeids- og fritid, jf. § 10-3. For helt faste dagtidsstillinger er kravet mindre aktuelt.
Hvor lang tid i forveien må vaktplanen være klar?
Arbeidsplanen skal drøftes med arbeidstakernes tillitsvalgte så tidlig som mulig, og senest to uker før den settes i verk. Den skal også være lett tilgjengelig for de ansatte. Med Timelista sender du den ferdige planen til hele teamet med ett klikk.
Kan vaktplanen endres etter at den er satt?
Ja, men endringer skal som hovedregel drøftes. Ved enighet eller uforutsette forhold som nødvendiggjør endring, kan planen endres med minst 14 dagers varsel. Det er derfor lurt å ha planen i ett system der både leder og ansatte ser oppdateringer i sanntid.
Hva er forskjellen på vaktplan og turnus?
Begrepene brukes ofte om hverandre. En turnus er som regel en arbeidsplan som gjentar seg over flere uker (rullerende), mens «vaktplan» gjerne brukes om planen for en enkelt uke eller periode. Begge skal oppfylle kravene i § 10-3 når arbeidet skjer til ulike tider.
Må de ansatte ha tilgang til vaktplanen?
Ja. Arbeidsplanen skal være lett tilgjengelig for arbeidstakerne. I Timelista ser hver ansatt sine egne vakter på mobilen, og hele teamet får planen tilsendt så snart den er klar.
Hva er gjennomsnittsberegning av arbeidstid?
Gjennomsnittsberegning betyr at den alminnelige arbeidstiden kan ordnes slik at den i gjennomsnitt ikke blir lengre enn lovens grense, selv om enkelte uker er lengre og andre kortere. Dette krever avtale, og en god vaktplan gjør det enkelt å holde oversikt over grensene.
Hvordan hjelper Timelista med vaktplanlegging?
Du planlegger vakter på en visuell tidslinje, ser umiddelbart hvem som jobber når, og systemet varsler om dobbeltbooking og hull i bemanningen. Når planen er klar, sender du den til teamet med ett klikk – og den henger sammen med timeliste og personalliste i samme system.
Vil du gå dypere? Se flere artikler om arbeidstid og vaktplanlegging →
Fra grunnleggeren
Som autorisert regnskapsfører ser jeg hver dag hvor mye norske bedrifter sliter med å holde personallisten i orden. Vi bygde Timelista nettopp for å gjøre det enkelt – og samtidig gi deg et komplett verktøy for timeliste og vaktplan, alt på ett sted. Enkelt nok til å bruke på mobil, nettbrett og PC, og 100 % tilpasset norske regler og norske bedrifters hverdag.
Aleksander Autorisert regnskapsfører og medgründer av Timelista Klar for enklere vaktplanlegging?
Planlegg teamet, oppdag feilene før de skjer, og send planen til alle med ett klikk.
Opprett bedriften gratisGratis for 1 bruker · Ingen binding · Norsk support